Ein Beispiel aus der Praxis

Das aktuelle Produktbild liegt irgendwo. Im Ordner „final“, „final_neu“ oder „final_neu_WIRKLICH“. Wir kennen kaum ein Unternehmen, in dem es diesen Ordner nicht gibt, und wir nehmen uns da nicht aus.

Lustig ist das, bis der Vertrieb einem Kunden ein Bild mit dem alten Logo schickt. Oder ein Datenblatt, das schon zweimal überarbeitet wurde. Dann geht es nicht mehr um Ordnung, sondern darum, wie dein Unternehmen nach außen wirkt.

DAM oder Laufwerk: Reicht nicht auch SharePoint?

Für ein kleines Team mit wenigen Dateien oft schon. Ein Laufwerk wie SharePoint oder Google Drive speichert Dateien und teilt sie. Ein DAM weiß zusätzlich, was in der Datei steckt, wofür sie gedacht ist und ob sie überhaupt noch verwendet werden darf.

Spätestens wenn mehrere Leute regelmäßig nach Medien suchen und sie nach außen geben, lohnt sich der Blick auf ein DAM.

DAM und PIM: Wie hängt das zusammen?

Das PIM pflegt die Produktdaten, das DAM die Medien dazu. Zusammen sorgen sie dafür, dass zu jedem Produkt das richtige Bild, das aktuelle Datenblatt und die passende Beschreibung ausgespielt werden. Viele Unternehmen starten mit einem der beiden Systeme und ergänzen das andere später.

Wer mit einem DAM arbeitet

Am meisten nutzt es das Marketing, weil dort die Medien entstehen und verteilt werden. Der Vertrieb holt sich, was er für Angebote und Präsentationen braucht, ohne nachfragen zu müssen. Und auch externe Partner wie Händler oder Agenturen bekommen oft einen eigenen Zugang.

Häufige Fragen

Welche Vorteile bietet ein DAM?

Du findest Dateien schneller, und du findest die richtige. Dazu kommen Sicherheit bei Bildrechten, weniger Rückfragen ans Marketing und ein einheitlicher Auftritt, weil überall dieselben freigegebenen Medien landen.

Welche Nachteile hat ein DAM?

Ein DAM räumt nicht von selbst auf. Bevor es nützt, müssen Dateien sortiert, verschlagwortet und Altlasten aussortiert werden. Und jemand muss darauf achten, dass neue Dateien sauber reinkommen. Sonst hast du nach einem Jahr wieder einen Ordner „final_neu“, nur teurer.

Ab wann lohnt sich ein DAM?

Wenn mehrere Leute regelmäßig nach Medien suchen, wenn Bilder und Dokumente nach außen gehen oder wenn du mit lizenzierten Bildern arbeitest. Ist schon einmal eine falsche Version beim Kunden gelandet, ist die Frage eigentlich beantwortet.

Brauche ich ein DAM, wenn ich schon ein PIM habe?

Kommt auf deine Medien an. Viele PIM-Systeme können Bilder an Produkte hängen. Sobald es aber um viele Medien geht, um Nutzungsrechte oder um Material, das zu keinem bestimmten Produkt gehört, stößt das schnell an Grenzen.

Wie kommen unsere bestehenden Dateien ins DAM?

Sie werden übernommen, aber nicht alle. Die Migration ist der Moment, Doppeltes und Veraltetes auszusortieren. Wichtiger als das Hochladen ist das Verschlagworten, denn davon hängt ab, ob du später etwas findest.

Können Händler oder Agenturen auf das DAM zugreifen?

Ja. Du kannst Händlern, Agenturen oder der Presse einen eigenen Zugang geben und genau festlegen, was sie sehen und herunterladen dürfen. Das spart die Mails mit „Kannst du mir mal das Logo schicken?“.

Wie lange dauert die Einführung eines DAM?

Das hängt weniger vom System ab als von deinem Ausgangspunkt. Den größten Einfluss haben die Menge deiner Medien, wie sauber sie heute abgelegt sind und welche Systeme angebunden werden. Einen festen Liefertermin legen wir nach dem Anforderungsworkshop fest, zusammen mit dem Festpreis.

Was kostet ein DAM?

Das System ist selten der größte Posten. Die Kosten hängen vor allem davon ab, wie viele Medien du hast, wie sauber sie heute abgelegt sind und welche Systeme angebunden werden müssen.

Dazu kommen laufende Kosten für Lizenz, Hosting und Maintenance. Wie hoch die sind, hängt stark davon ab, ob du ein Open-Source-System oder eine Lizenzlösung nutzt.

Einen belastbaren Preis gibt es erst, wenn klar ist, was das DAM am Ende leisten soll. Deshalb setzen wir uns vorher mit dir zu einem kostenlosen Anforderungsworkshop zusammen. Danach bekommst du einen Festpreis statt einer Schätzung.