Wenn die Zeit mal etwas knapp ist...

10 Tipps für Projekte mit knappen Deadlines

Jeder kennt sie. Projekte jeder Größe, für die eine kritische Deadline festgelegt worden ist. Kritisch hier im Sinn von machbar, aber ohne ausreichend Puffer für Ausnahmen, Änderungen und Extrawünsche. Aber jetzt mal ganz realistisch, wie oft kommt es wirklich vor, dass ein Projekt von Anfang bis Ende so richtig glatt läuft? Ohne Schleifen und Umwege?

Wir sind der Meinung, dass es zu kreativen und erfolgreichen Lösungen auch dazugehört, sich manchmal im Kreis zu drehen. Bessere Wege zu finden und neuen Ideen eine Chance zu geben. Oder dass ganz einfach einmal etwas nicht ganz nach Plan verläuft. Aber was tun, wenn die Zeit dafür einfach nicht ausreicht? Wenn die festgelegte Deadline sich keine Minute nach hinten verschieben und keinen Raum für zusätzliche Aufwände lässt?

Die richtige Planung und ein paar Kommunikationsregeln helfen uns dabei, Chaos zu vermeiden. Dafür haben wir eine Checkliste erstellt, die uns im Projektverlauf hilft, die Kontrolle zu behalten.

Planung

Sich Zeit für die Vorarbeit nehmen

Je mehr die Zeit drängt, desto wichtiger ist die Vorarbeit um später Überraschungen zu vermeiden. Anforderungs Workshops und Abstimmungstermine dauern natürlich etwas. Dafür helfen sie uns und unseren Kunden ein besseres Bild über die anstehenden Aufgaben zu gewinnen und offene Fragen zu klären.

Prioritäten setzen

Müssen wirklich alle Anforderungen bis zur Deadline umgesetzt werden? Oder gibt es vielleicht doch Themen, die im Anschluss erledigt werden können? Je genauer wir die Prioritäten kennen, desto besser können wir sie planen. Und können im Ernstfall auch etwas schieben.

Das Team einbeziehen

Unser Team wird schon früh in die Planung mit einbezogen. So weiß jeder, was ihn erwartet und hat die Möglichkeit, Umsetzungsmöglichkeiten und Alternativen vorzuschlagen.

Projektplan ausarbeiten

In welcher Reihenfolge arbeiten wir die Aufgaben am Besten ab? Wenn die Zeit knapp ist, dann macht es wenig Sinn, dass das Projekt nacheinander von einem Gewerk zum nächsten geht. Besser ist es, kleine Pakete zu schnüren, damit die Teammitglieder gleichzeitig arbeiten können. Das könnte z.B. so aussehen, dass bei einem Projekt nicht das komplette fertige Design an die Entwicklung übergeben wird. Stattdessen wird jedes abgenommene Modul direkt weitergereicht und umgesetzt.

Kommunikation

Gemeinsam Regeln festlegen

Wenn die Planung steht, dann ist es hilfreich, gemeinsam mit dem Kunden ein paar Regeln für den Projektverlauf festzulegen. Oft hat man im Projektverlauf selbst neue Ideen oder es gibt größere Änderungswünsche von Kundenseite. Damit diese Themen nicht unter den Tisch fallen oder im schlimmsten Fall zu Unstimmigkeiten führen, einigen wir uns mit unseren Kunden auf feste Kriterien, nach denen neue Anforderungen eingeordnet werden können. Das kann z.B die Frage nach der Priorität sein - “brennt” das Thema oder ist es eher Nice-to-have? Ist der Zusatzaufwand immens oder in zwei Minuten erledigt? Wie hoch ist der Mehrwert für die User?

Auf Basis gemeinsamer Kriterien fällt es leicht, sich zu einigen und einen gemeinsamen Nenner zu finden.

Kurze Antwortzeiten einhalten

Es gibt viel zu tun, die E-Mails und Nachrichten häufen sich und man hat keine Zeit sich um alles zeitnah zu kümmern. Wer kennt das nicht? Aufgaben landen auf unseren ToDo Listen und in Jira Tickets und werden in den Arbeitsalltag eingeplant. Was natürlich auch mal etwas dauern kann. Damit unsere Kunden nicht erst dann wieder von uns hören, wenn eine Aufgabe erledigt ist, geben wir zumindest kurz Feedback zum Status. Wurde ein Ticket erstellt, dauert das länger oder brauchen wir weitere Informationen? Eine kurze Rückmeldung reicht meistens aus.

Regelmäßige Abstimmungsrunden

Es ist wohl für niemanden neu, dass regelmäßige Abstimmungen gut für jedes Projekt sind. Für uns sind das wöchentliche Jour Fixe Termine, in denen über den Projektstand gesprochen, Feedback ausgetauscht und Fragen geklärt werden können.

Arbeitsweise

Pragmatisch arbeiten

Einfach mal machen. Was einfach klingt, ist es nicht immer. Knappe Deadlines zwingen uns oft dazu, pragmatisch zu handeln. Entscheidungen müssen getroffen werden, ohne zuerst alle 23 Einzelmeinungen der Kollegen anzufragen und Probleme müssen behoben werden, damit sie später nicht im Weg stehen.

Nach Hilfe fragen

Wenn man als Projektteilnehmer merkt, dass eine Aufgabe unterschätzt wurde oder man an einer Stelle nicht weiterkommt, dann ist es immer wichtig Unterstützung einzufordern. Lieber zu früh als zu spät, damit auch danach gehandelt werden kann.

Ruhezeiten einplanen

Kurzfristige Deadlines sind oft für alle Projektteilnehmer mit sehr viel Stress verbunden. Was uns in Maßen motiviert und bei der Arbeit unterstützt, kann aber auch schnell ins Negative umschlagen. Wenn die Konzentration sinkt und man immer unproduktiver wird, dann hilft es, sich mal rauszunehmen. Urlaub in der Hochphase eines Projekts? Wir sprechen dabei nicht von einer Woche Urlaub kurz vor einem Go-Live. Aber davon, sich zwischendurch ein langes Wochenende zu gönnen, weit weg vom Rechner. Um den Kopf wieder frei zu bekommen und neue Energie zu tanken. Und das ist am Ende mit Sicherheit produktiver, als 3 Tage den Bildschirm anzustarren ohne weiter zu kommen.

Der große Vorteil von knappen Deadlines

Auch wenn wir uns natürlich gerne ausreichend Zeit für unsere Aufgaben und Projekte nehmen, haben wir gelernt, dass enge Zeitrahmen auch ihre Vorteile mit sich bringen. Sie verpflichten quasi alle Projektpartner dazu, sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren und schnelle Entscheidungen zu treffen. Das macht es uns einfach, erste Ideen schnell zu testen und später auf Basis von Erfahrungswerten weiterzuentwickeln.

Portrait Bild von Billy

Drängt die Zeit auch bei deinem Projekt? Wir helfen gerne.